دلایل ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان

در گذشته های نه چندان دور، از جمله عمده مشکلاتی که سازمان ها با آن مواجه بودند، موضوع مدیریت و کنترل پروژه (PMO)  های در حال انجام در سازمان ها بود. از جمله اقداماتی اثربخشی که جهت رفع این مشکل توسط سازمان به عنوان یک راهکار مورد استفاده قرار گرفت، تاسیس واحد مدیریت فرایند در سازمان بود با هدف مشاوره مدیریت فرآیند و بهبود کسب و کار بود.

بر همین اساس جهت آشنایی بیشتر شما با علل شکل گیری این دفتر، به بررسی دلایل ایجاد واحد مدیریت فرایند و وظیفه آن می پردازیم. با ما همراه باشید.

علت وجود واحد مدیریت فرایند در سازمان

از جمله دلایل ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان این بود که دفتر مدیریت و کنترل در بنگاه های تولیدی و خدماتی که پروژه محور بودند نمی توانست به خوبی پیاده سازی شده و مورد استفاده قرار گیرد. همچنین اغلب سازمان های پروژه محور به انجام فعالیت های متعدد سازمانی در قالب فرایند می پردازند. لذا اندیشمندان و فعالان در زمینه مدیریت فرایند به ایجاد مرکزی با نام مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار تاکید می کردند و برخی دیگر نام دیگری را برای دفتر برگزیده و از آن تحت عنوان دفتر مدیریت فرایند یاد می کردند.

وظایف واحد مدیریت فرایند در سازمان

واحد مدیریت فرایند در سازمان وظایف زیادی را کسب وکار برعهده دارد که نبود این واحد در کسب و کارهای بزرگ باعث ایجاد بی نظمی می شود. عمده وظایف و کارهایی که دفتر مدیریت فرایند همچون دفاتر مدیریت پروژه بر عهده داشت عبارت بود از:

• تعریف و شناسایی
• یکپارچه سازی
• و گزارش دهی وضعیت پروژه های جاری مدیریت فرایند

 فواید تاسیس واحد مدیریت فرایند در سازمان

چنانچه بخواهید واحد مدیریت فرایند در سازمان تاسیس و عملکرد موفقیت آمیزی داشته باشد، نیازمند ان هستیم که یک متولی سازمانی استقرار ان را بر عهده بگیرد. لذا هر سازمانی که قصد راه اندازی، توسعه و بهبود واحد مدیریت فرایند را داشته باشد بایستی واحدی با این عنوان در سازمان خود بنا نهد.

واحدهای جایگزین مدیریت فرایند در سازمان

واحدهای مختلفی مانند:

• سیستم ها و بهبود روش ها
• تعالی سازمانی
• و تضمین کیفیت

قادرند وظایف واحد مدیریت فرایند را بر عهده بگیرند. اما چنانچه سازمانی چنین واحد تخصصی را تشکیل دهد، حتما از مزایای آن استفاده خواهد کرد.

علت شکل گیری واحد مدیریت فرایند در سازمان

از جمله اصلی ترین دلایل ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان این بود که این دفاتر اقداماتی مانند موارد زیر را بر عهده داشته باشند.

• تعریف و تعیین استانداردها
• برگزاری دوره های آموزشی در حوزه مدیریت فرایند
• و سایر دوره های آموزشی مرتبط با این دوره
• آماده سازی و استخراج روش ها، شیوه ها و ابزارهای مناسب
• کنترل و نظارت بر تهیه و طراحی، اجرا و یکپارچه سازی
• کنترل و نظارت بر فرایندهای کسب و کار

همچنین اگر واحدهای دیگری به جای مدیریت فرایند تاسیس گردد به علت عدم شناخت از وظایف این واحد نقصان هایی را به همراه خواهد داشت:

• عدم توجه به این مساله که مدیریت فرایند، خودش فرایند تلقی می گردد و یک پروژه محسوب نمی شود.
• بین فرایندهای مختلف در زمینه اولویت دادن برای استفاده از منابع اختلاف وجود خواهد داشت.
• متولی واحدی برای راه اندازی مدیریت فرایند وجود نخواهد داشت
• نمی توان به خوبی  فرایندها را مستندسازی نمود
• روش های اجرایی کارامدی برای ایجاد و اجرای مدیریت فرایند وجود نخواهد داشت
• روش های جایگزین با شایستگی های مدیران فرایند تناسبی ندارد
• موازی کاری در انجام فرایندها تشدید می گردد و یکپارچه سازی فرایندها و نظارت بر عملکرد فرایندها کار دشواری خواهد بود

لذا از دلایل ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان به موارد بالا می توان اشاره کرد. با تاسیس واحد مدیریت فرایند سازمان موارد بالا تحقق خواهد یافت.

کارکردهای واحد مدیریت فرایند

لاتین واژه واحد مدیریت فرایند (BPM Office)  می باشد. این واحد دارای کارکردهای مختلفی است که در ادامه به شرح آن می پردازیم:

1. با وجود واحد مدیریت فرایند به راحتی می توان روشی خوب و صحیحی را برای مدیریت فرایند انتخاب کرد.
2. برای آموزش مدیریت کردن فرایندها با تاسیس این واحد می توان  به مدیران سازمان آموزش داد و در این زمینه فرهنگ سازی نمود.
3. با وجود واحد مدیریت فرایند می توان فرایندها را با اهداف و راهبردهای سازمانی همسو کرد.
4. امکان نظارت و کنترل عملکرد فرایندها با تاسیس این واحد به راحتی میسر می گردد. این در حالی است که چنانچه وظیفه نظارت به افرادی که فرایند را انجام می دهند واگذار شود، آنها چیزی را باید کنترل و نظارت کنند که خوشان متولی انجام آن هستند.
5. با وجود این واحد می توان فرایندهایی که باید انجام شود را استخراج نمود و منابع را به خوبی مدیریت کرد.
6. می توان به خوبی سازگارهای فنی –انگیزشی را برای اجرای فرایندها انتخاب کرد
7. می توان به راحتی برای ایجاد و توسعه مدیریت فرایند برنامه ریخت
8.  گزارشات را می توان استاندار ارائه نمود.
9. از کلیه ابزارهای استقرار مدیریت فرایند می توان پشتیبانی به عمل آورد و راهکارهای برتر و تجارب خوب را به اشتراک گذاشت.

نتیجه گیری

در این مقاله در زمینه ضرورت و دلایل ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان صحبت کردیم. نکته حایز اهمیت این است که بدانید واحد مدیریت فرایند در سازمان، پروژه نیست. افرادی که نگاه پروژه ای به این واحد و تاسیس ان در سازمان دارند، هیچ گاه موفق عمل نمی کنند. حتی چنانچه به استقرار این واحد در سازمان اقدام نمایند بعد از پیاده سازی، نتایج مطلوب چندانی به دست نمی آورند و کاهش بهره وری را قطعا تجربه خواهند کرد. دلیل این مساله آن است که به ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان، نباید نگاه پروژه ای داشت. بهتر است بدانید که واحد مدیریت فرایند، خودش هم جزیی از فرایند است.

سوالات متداول

1. آیا واحد دیگری را می توان در سازمان ها جایگزین واحد مدیریت فرایند نمود؟
   بله می توان به تاسیس دفتر ارزش افزوده اقدام کرد که جایگزین مناسبی برای این واحد است.
2. نقش های اصلی واحد مدیریت فرایند در سازمان چیست؟
   نقش مشاوره ای، کنترل و مدیریت بر فرایندها را بر عهده دارد.
3. با تاسیس واحد مدیریت فرایند در سازمان، این واحد به چند بخش قابل تفکیک است؟
   به 3 بخش زیر تفکیک می شود:

• دفتر مدیریت فرایند پشتیبان (Supportive BPM Office)
• دفتر مدیریت فرایند کنترلی (Controlling BPM Office)
• دفتر مدیریت فرایند حاکمیتی (Directive BPM Office)