تفاوت BPM و سیستم گردش کار چیست؟ در چند سال اخیر سازمان‌ها به دنبال پیدا کردن راهکارهایی بوده‌اند که با استفاده از آن کارایی و بهره‌وری سازمان و کارمندان خود را افزایش دهند. یکی از این راهکارها مدیریت صحیح فرایندهای سازمان با استفاده از مدیریت گردش کار و فرایند کسب کار است که هر دوی آنها می‌توانند جزء ابزارهای مهم و ضرور باشند.
این ابزارها باعث افزایش تکامل پروژه‌ها و رسیدن به درآمد ایدهآل و پیشرفت قابل توجه می‌شوند. در ادامه مطلب، این موضوع را بررسی کرده و مهمترین تفاوت BPM و سیستم گردش کار را برای شما توضیح می‌دهیم.
سیستم گردش کار چیست؟
قبل از پرداختن به موضوع اصلی تفاوت BPM و سیستم گردش کار چیست؟ بهتر است در ابتدا برای شما BPM و سیستم گردش کار را توضیح دهیم. در مورد سیستم گردش کار باید بگوییم که با استفاده از آن می‌توان به راحتی یک فعالیت یا سند را از مرحله‌ای به مرحله بعد انتقال داد. تمامی این اقدامات باید به صورت مرتب و با ترتیب مشخص شده انجام شوند تا مشکلی برای سازمان ایجاد نشود.
هدف از سیستم گردش کار این است که تمامی عملیات تجاری به طور کامل بهبود یابند و فرایندها و هزینه‌های اضافه حذف شوند. می‌توانیم سیستم گردش کار را یکی از مهمترین و مستقیم‌ترین راه‌ها جهت هموارسازی و بهبود کارایی عملیات تجاری و کاهش هزینه‌های مختلف معرفی کنیم. در حالت کلی، این سیستم یکی از مهمترین ابزارهای اتوماسیون است که استفاده از آن سبب خودکارسازی تمام فرایندهای سازمانی می‌شود.
تبدیل شدن به متخصص BPM نیاز به مهارت ها و دانش لازم برای طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارد.
سیستم BPM چیست؟
قدم بعدی برای رسیدن به پاسخ تفاوت BPM و سیستم گردش کار چیست، آشنایی با سیستم BPM است. فرایند مدیریت کسب و کار یا BPM شامل ترکیبی از کنترل، اندازه‌گیری، اجرای اتوماسیون، مدل سازی و بهینه سازی در فعالیت‌های تجاری است.
استفاده و بهره‌مندی از آنها سبب حمایت از سیستم‌های فراگیر، کارکنان، مشتریان و هدف‌های سازمان می‌شود. BPM در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف جهت بهینه سازی مدیریت و توسعه کسب و کارها استفاده می‌شود و به همین دلیل نقش مهمی در پیشرفت بیشتر کارها و جلوگیری از هرج و مرج یا اتلاف هزینه‌ها دارد.
با استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار می‌توان روی فرایندهای مختلف شغل و حرفه تمرکز کرده و در کمترین زمان آنها را تجزیه و تحلیل نمود. علاوه بر این، با استفاده از BPM می‌توان همه فرایندها را مدیریت کرده و اقدام به جمع آوری گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل آنها برای بررسی بیشتر کرد.
تفاوت BPM و سیستم گردش کار چیست؟
اکنون که با این دو مبحث آشنا شدید زمان آن رسیده است که با تفاوت‌های آنها نیز آشنا شوید تا در زمان تهیه و اجرا بتوانید با خیال راحت‌تری آنها را به کار بگیرید. در ادامه به پاسخ تفاوت BPM و سیستم گردش کار چیست می پردازیم:
- سیستم گردش کار مربوط به فرایندهای واحد است در صورتی که BPM روی کل فرایند کسب و کارها متمرکز می‌شود.
- فرایند BPM بر خلاف مدیریت گردش کار به ارائه گزارشات و تجزیه و تحلیل آنها می‌پردازد و تمرکزی روی اتمام کار ندارد.
- مدیریت گردش کار در اصل زیر مجموعه‌ای از BPM یا همان مدیریت فرایند کسب و کار است
- گردش کار نسبت به BPM از مقیاس پذیری و پیچیدگی کمتری برخوردار می‌باشد
- پیکربندی و راه‌اندازی گردش کار نسبت به BPM ساده‌تر است.
- برای راه اندازی و استفاده از سیستم گردش کار به زمان کمی احتیاج است، در صورتی که برای طراحی و پیاده سازی BPM نیاز به حداقل ۶ ماه زمان داریم.
- فرایند یکپارچه‌سازی در سیستم گردش کار تقریبا ساده است ولی برای یکپارچه سازی BPM نیاز به ادغام موازی و نصب چندین برنامه و صرف زمان نسبتاً زیادی داریم.
- هزینه پیاده سازی سیستم گردش کار نسبت به سیستم جامع BPM مقدار قابل توجهی کمتر است.
- با استفاده از سیستم گردش کار می‌توان تعاملات لازم را بین سیستم‌های نرم‌افزاری و افراد ایجاد کرد اما سیستم BPM اقدام به هماهنگ و ایجاد تعاملات بین تمام منابع یک سازمان می‌کند.
با خواندن مقاله تاثیر منابع انسانی در موفقیت کسب و کار، بیشتر با اهمیت این حوزه کاری آشنا شوید.
سیستم گردش کار یا BPM، کدام یک مناسب تر است؟
پاسخ به سوال تفاوت BPM و سیستم گردش کار چیست، بسته به نیاز و نوع سیستم شما دارد. در صورتی که نیاز به سازماندهی یا خودکارسازی یک بخش از سازمان دارید، استفاده از سیستم گردش کار می‌تواند برای شما بهتر باشد.
مثلاً اگر می‌خواهید سندی را توسط بخش مدیریت ارزیابی کرده، سپس به امضای یک شخص برسانید و در نهایت آن را در یک پوشه ذخیره کنید، می‌توانید از سیستم گردش کار استفاده نمایید که این خود بهترین مسیر است.
اما اگر قصد مدیریت کردن سازمانی را دارید که دارای فرایندهای مرتبط به هم هستند، بهتر است از نرم افزار BPM استفاده کنید زیرا می‌تواند به خوبی چندین گردش کار، گزارش، اعلان، فرم‌ها و غیره را به صورت همزمان مدیریت کند.
چگونه از BPM و سیستم گردش کار برای بهبود کسب‌وکار خود استفاده کنیم؟
BPM و سیستم گردش کار می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود بخشند و در نتیجه، بهره‌وری، رضایت مشتری و سودآوری را افزایش دهند. با این حال، برای استفاده موثر از تفاوت BPM و سیستم گردش کار، باید یک برنامه جامع داشته باشید.
برخی از مراحل کلیدی برای استفاده از BPM و سیستم گردش کار برای بهبود کسب‌وکار به صورت زیر است:
- شناسایی نیازهای خود
اولین قدم این است که نیازهای خاص سازمان خود را شناسایی کنید. چه فرآیندهای کسب‌وکاری را می‌خواهید بهبود بخشید؟ هدف شما از بهبود فرآیندها چیست؟ بودجه شما چقدر است؟
- ایجاد یک برنامه
پس از شناسایی نیازهای خود، باید یک برنامه جامع برای اجرای با توجه به تفاوت BPM و سیستم گردش کار ایجاد کنید. این برنامه باید شامل اهداف، وظایف، زمان‌بندی و منابع مورد نیاز باشد.
- آماده سازی فرهنگ سازمانی خود
BPM و سیستم گردش کار تغییراتی در سازمان شما ایجاد می‌کنند. بنابراین، مهم است که فرهنگ سازمانی خود را برای این تغییرات آماده کنید. این کار را می‌توانید با آموزش کارکنان و ایجاد ارتباطات موثر با آن ها انجام دهید.
- طراحی فرآیندهای سازمانی
در این مرحله، باید فرآیندهای خود را مجدداً طراحی کنید تا کارآمدتر و موثرتر شوند. این کار را می‌توانید با استفاده از روش‌های مختلفی مانند تجزیه و تحلیل فرآیندها یا مهندسی مجدد فرآیندها انجام دهید.
- اتوماسیون کردن فرآیندها
اگر از سیستم گردش کار استفاده می‌کنید، باید فرآیندهای خود را اتوماسیون کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا فرآیندها را سریع‌تر، کارآمدتر و دقیق‌تر انجام دهید.
- اجرا کردن فرآیندها
پس از طراحی و اتوماسیون فرآیندهای خود، باید آنها را اجرا کنید. این کار را می‌توانید با آموزش کارکنان و ارائه پشتیبانی لازم انجام دهید.
- پایش کردن فرآیندها
پس از اجرای فرآیندهای جدید، باید آنها را پایش کنید تا مطمئن شوید که به اهداف خود دست یافته‌اید. این کار را می‌توانید با استفاده از ابزارهای پایش فرآیند انجام دهید.
سخن پایانی تفاوت BPM و سیستم گردش کار
تفاوت BPM و سیستم گردش کار چیست؟ مدیریت گردش کار و مدیریت BPM دو فرایند با مفاهیم مشترک هستند که امروزه در سازمان‌ها و ادارات به وفور از آنها استفاده می‌شود.
برای اینکه بتوانید به خوبی سیستم‌های کوچک و بزرگ یا انفرادی و گروهی را ارزیابی و مدیریت کنید، باید با هر دو مفهوم آنها آشنا شده و چگونگی کار کردن با نرم‌افزارهای مرتبط را بدانید.
در این مقاله اطلاعات ضروری و مهم در مورد گردش کار و BPM را در اختیار شما قرار دادیم که با مطالعه آنها می‌توانید اطلاعات مفیدی کسب کرده و با کمک آنها اقدام به مدیریت بهتر سیستم‌های IT و سازمان خود کنید.
سوالات متداول
- مهمترین شباهت میان سیستم گردش کار و BPM کدام است؟
از مهمترین شباهت این دو سیستم می‌توانیم به افزایش ارزش در کل سازمان و بهبود سرعت و کاهش هزینه‌ها اشاره کنیم. همچنین به ایجاد ارتباط موثر و دقیق بین قسمت‌های مختلف سازمان نیز کمک می‌کنند.
- آیا در یک سازمان فقط باید اقدام به انتخاب یکی از سیستم‌های گردش کار یا BPM کرد؟
خیر؛ در یک سازمان باید از هر دو سیستم به طور همزمان استفاده کرد زیرا این دو سیستم مکمل یکدیگر بوده و با کمک همدیگر کار می‌کنند. البته سیستم‌های BPM نسبت به سیستم مدیریت گردش کار ارجحیت دارند ولی با استفاده از هر دو می‌توان کارکرد سیستم را بهبود بخشید.
- مزیت بهره‌مندی از سیستم گردش کار و BPM چیست؟
سبب کاهش ناکارآمدی در سیستم، نظارت بهتر روی نتایج و بهبود تکنیک‌ها و روش‌ها جهت دستیابی سیستم به نتایج بهتر می‌شود. علاوه بر این از ایجاد خطا در سیستم‌های بزرگ جلوگیری می‌کند.
بدون دیدگاه