مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار

افزایش بهره بری سازمان با اتوماسیون فرایند کسب و کار

ممکن است تاکنون نام اتوماسیون فرآیند کسب و کار را شنیده و یا در رابطه با آن اطلاعاتی داشته باشید. به صورت کلی اتوماسیون فرآیند کسب و کار یک نیاز اساسی برای تمامی سازمان‌ها محسوب می‌شود زیرا مزیت‌های بی شماری را به همراه خواهد داشت.در واقع دنیای نوین امروز دنیای رقابت است و کسب و کارها برای رقابت مفید و پیشرفت در حوزه کار خود، باید از مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار بهره برده و بتوانند سود بیشتری را برای شرکت خود رقم بزنند.

استفاده از این سیستم نه تنها شما را وارد عرصه رقابت می‌کند بلکه تمامی امور در سازمان شما به بهترین شکل ممکن انجام خواهد شد. این اتوماسیون می‌تواند چابکی در سازمان شما را به شدت افزایش دهد و به همین دلیل تمامی کارها بسیار سریع‌تر در سازمان شما انجام خواهد شد. در این مقاله نیز قصد داریم تا به بررسی موضوع مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار بپردازیم و اطلاعاتی را در این خصوص در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. بنابراین برای کسب اطلاعات بیشتر تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار چیست؟

پیش از آن که به بررسی مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار بپردازیم، لازم است که در ابتدا تعریفی از این سیستم قدرتمند را خدمت شما عزیزان ارائه دهیم. به صورت کلی اتوماسیون فرآیند کسب و کار یک سیستم خاص است که از تکنولوژی‌های روز دنیا، به منظور اتوماتیک کردن فرآیندها و عملکردهای کسب و کار استفادده می‌کند. این سیستم برای رسیدن به اهداف تعریف ‌شده در یک سازمان، مانند موارد ذکر شده در زیر طراحی و تولید می‌شود:

• تولید محصول
• استخدام کارمندان و کارکنان
• ارائه خدمات به مشتریان

مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار اتوماتیک کردن و یا خودکار سازی فرآیندهای درون سازمانی می‌باشد که این موضوع یک راه حل کاربردی و چابک و بسیار سریع، برای افزایش کارایی سازمان و شرکت‌های مختلف است. بنا به عبارتی دیگر، اتوماسیون فرایند کسب و کار به معنای بهره گیری از تکنولوژی‌ها و فناوری‌های جدید برای انجام کارهای روتین و روزانه، اما با اهمیت بالا می‌باشد. به صورت کلی در هر سازمان انجام کارهای روتین وقت زیادی را از کارکنان یک سازمان می‌گیرد اما با خودکار سازی فرآیندها و کارهای روتین، کارمندان می‌توانند زمان خود را به امور دیگر اختصاص دهند و بدین ترتیب چابکی در سازمان به شدت افزایش می‌یابد.

می‌توان اذعان داشت که تمامی فرآیندهایی که به صورت مستمر تکرار می‌گردند، نیاز به اتوماسیون یا خودکار سازی دارد، در غیر این صورت دیگر زمانی برای انجام کارهای مهم باقی نخواهد ماند. استفاده از نرم افزارهای سازمانی که در این خصوص طراحی و تولید شده‌اند، سبب می‌گردد که مدیران یک سازمان و صاحبان کسب و کار زمان و وقت بسیار بیشتری را برای خلاقیت و ایده پردازی داشته باشند و در راستای رشد و پیشرفت سازمان تلاش کنند.

مزیت اتوماسیون فرایند کسب و کار

مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار بر هیچ کس پوشیده نیست به گونه‌ای که اتوماسیون فرایند، کسب و کار شما را از جهات و بخش‌های بسیار مختلفی تحت تاثیر قرار می‌دهد و این موضوع می‌تواند از روابط بین کارکنان گرفته تا مسائل حقوقی و مالی را دستخوش تغییر کرده و یا به اصطلاح تحت تاثیر قرار دهد. مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار بسیار است و به همین دلیل است که در دنیای امروز، اغلب فرآیندهای تجاری را می توان تا حدی خودکار سازی کرد. در زیر به دو نکته بسیار مهم اشاره می شود:

• ۸۹ درصد از عملیات حسابداری عمومی در شرکت های مختلف قابل اتوماتیک سازی است.
• ۷۲ درصد از کنترل مالی و گزارش های خارجی با استفاده از سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار قابل خودکار سازی می‌باشد.

تمامی ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، وظایف هر کارمند در کسب و کارها را ساده‌تر میکند. این ابزارها معمولا شامل الگوهایی می‌باشند که تیم شما قادر است از آن‌ها استفاده نماید. از جمله مزیت‌های اتوماسیون فرآیند کسب و کار می‌توان به موارد بسیار مهم زیر اشاره داشت:

افزایش بهره وری سازمان

می‌توان اذعان داشت که مهم‌ترین و اساسی‌ترین مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار، افزایش بهره وری سازمان است که با خودکار سازی فرآیندها صورت می‌گیرد. از جمله موارد مهمی که در این خصوص باید بدانید، به صورت زیر می‌باشد:

با استفاده از این سیستم، دیگر نیازی نخواهد بود که شما شخصاً روال فرایندها را تا رسیدن به نتیجه مورد نظر پیگیری نمایید. همچنین با استفاده از این سیستم خطای انسانی تا حد زیادی کاهش یافته و در نهایت با این اوصاف در مجموع راندمان کاری سازمان و یا شرکت شما تا حد بسیاری افزایش می‌یابد.

کاهش هزینه‌های سازمان

کاهش هزینه‌های سازمان، از جمله مزیت‌های بسیار اتوماسیون فرآیند کسب و کار محسوب می‌شود. به دلیل آن که انجام فرایندهای سازمانی به صورت دستی، انرژی و وقت کارمندان را تا حد بسیاری کاهش خواهد داد. در واقع قابل ذکر است که:

اتوماسیون فرایند کسب و کار هزینه عملیات را به کمترین حالت خود خواهد رساند. این سیستم افزایش حاشیه سود را منجر می‌شود. همچنین اتوماسیون فرایندهای سازمانی، به روابط کسب‌وکار با مشتریان را بهبود و نظم می‌بخشد و رضایت مشتریان و وفاداری آن‌ها را افزایش می‌دهد.

ارائه خدمات بسیار مناسب به مشتری

شاید باور کردنی نباشد اما مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار، ارائه خدمات بسیار مناسب به مشتری است. بدین ترتریب مشتریان بسیاری به سازمان شما مراجعه می‌کنند و نرخ وفاداری مشتری و میزان رضایت آن‌ها افزایش خواهد یافت. در واقع باید اشاره داشت که:

1. اتوماسیون فرایندهای کسب و کار، تجربه مشتریان شما از سازمانتان را بهبود بخشیده و بدین ترتیب مشتری به سازمان شما اعتماد خواهد کرد.
2. بهره گیری از مواردی مانند از پورتال‌های خدمات مشتریان، سرعت پاسخگویی به مشتریان را تا حد بسیار بالایی افزایش خواهد داد.
3. با بهبود فرایند فروش و ساده ‌سازی ارتباطات میان سازمان یا کسب‌وکار و مشتری، یک تجربه ببی تکرار را برای مشتری به ارمغان می‌آورید و دیگر مشتری به رقبای شما مراجعه نخواهد کرد.

مدیریت مدارک، اسناد و مستندات

چهارمین مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار، مدیریت مدارک، اسناد و مستندات است. به صورت کلی نگهداری از اسناد و مدارک به صورت دستی خطاهای بسیاری را به همراه دارد و همچنین زمان بر و هزینه بر است! سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار در این راستا دو مزیت اصلی دارد که در زیر به آن اشاره می‌کنیم:

انتقال اسناد و داده‌های چاپی ریسک بالایی دارد که با این سیستم ریسک به صفر می‌رسد. آسیب‌های فیزیکی هم همواره در کمین اسناد سازمان است که با نگهداری سیستمی و درست این آسیبها به حداقل خواهد رسید. با استفاده از نرم افزارهای سازمانی می‌توانید اسناد را به صورت دیجیتالی نگهداری کنید. دسترسی ایمن یکی دیگر از مزایای مدیریت اسناد با نرم‌افزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار خواهد بود. همچنین اتوماسیون فرآیند کسب و کار به مدیریت فرایند کسب و کار هم کمک میکند.

ایجاد وضوح و شفافیت در سازمان

ایجاد وضوح و شفافیت در سازمان اصلی‌ترین مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار است. این سیستم بسیار خاص و کاربردی سبب می‌گردد که:

• شفافیت سازمانی افزایش پیدا کند و بدین ترتیب سطوح متفاوتی از دسترسی برای کارمندان و کارکنان سازمانی تعریف شده است.
• تخصیص وظایف سازمانی به صورت خودکار با استفاده از این سیستم انجام می‌شود و قابل پیگیری خواهد بود.
• امکان دستکاری مدارک و فرایندها از تمامی افراد و کارمندان به جزء افرادی که دسترسی دارند، سلب خواهد شد و این موضوع در علم مدیریت به شفافیت سازمانی شهرت دارد.

تطبیق فرآیندها با قوانین سازمانی

تطبیق فرآیندها با قوانین سازمانی می‌تواند دیگر مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار باشد. به صورت کلی عدم انطباق فرآیندها با قوانین و مقررات وضع شده  در یک سازمان می‌تواند بسیار پر هزینه باشد و مشکلات بسیاری را به وجود آورد. در این راستا اتوماسیون فرآیند کسب و کار، می‌تواند این مشکل را تا حد بسیار زیادی بر طرف سازد. در واقع هنگامی که یک فرایند به صورت خودکار اجرا می‌گردد، تمامی موارد ذکر شده در زیر ثبت خواهد شد و بدین ترتیب  در گزارشات حسابرسی مورد بررسی قرار خواهد گرفت:

• نام گزارش‌دهنده
• جزئیات
• وظایف
• تمامی تغییرات اعمال شده و …

کاهش اصطکاک و برخوردهای کاری میان کارکنان

همان گونه که می‌دانید، اغلب مشکلات یک سازمان می‌تواند به علت اصطکاک کارکنان باشد. اما مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار، کاهش اصطکاک و برخوردهای کاری میان کارکنان می‌باشد. در این راستا می‌توان بیان کرد که:

با استفاده از این سیستم تایید اسناد و مدارک سریع‌تر و بدون فوت وقت انجام خواهد شد و دیگری نیازی به صرف زمان و یادآوری نمی‌باشد.در این سیستم گزارش‌ها نیز به صورت دیجیتالی ارائه می‌شوند و تنش بین اعضای تیم به حداقل خواهد رسید.همان گونه که اشاره کرده‌ایم، شفافیت از جمله مهم‌ترین مواردی است که اتوماسیون فرایندهای سازمانی برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورد.

مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار

در این بخش قصد داریم تا به بررسی مزیت‌های بسیار کلی اتوماسیون فرآیند کسب و کار بپردازیم. باید بیان شود که اتوماسیون فرآیند کسب و کار محرکی بسیار ویژه برای افزایش سرعت و عملکرد سازمان شما محسوب می‌شود و می‌تواند نواوری را در سازمان شما افزایش داده و همچنین چابکی را نیز بهبود ببخشد. از جمله مزیت‌های کلی اتوماسیون کسب و کار به شرح زیر است:

• افزایش انعطاف پذیری در سازمان برای انجام امور
• افزایش سرعت عملکرد کارکنان
• عملیات کارآمدتر و بهتر
• نظارت بیشتر بر روی امور
• افزایش پیشرفت سازمان و نزدیک شدن به اهداف مشخص شده
• کاهش بار فرآیندهای آهسته و دستی
• بهبود کیفیت خدمات مشتری و زمان پاسخگویی و …

سخن پایانی:

در این مقاله سعی کردیم تا به بررسی مزیت اتوماسیون فرآیند کسب و کار بپردازیم. شما عزیزان می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت ما مراجعه کرده و با کارشناسان در این خصوص مشورت نمایید.

سوالات متداول اتوماسیون فرایند کسب و کار:

1. آیا اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار برای تمامی سازمان‌ها قابل اجرا است؟

بله. در این خصوص باید با کارشناسان و مشاوران مشورت کنید.

    2. اتوماسیون فرآیند کسب و کار چه مزیتی برای بخش حسابداری و مالی دارد؟

خودکارسازی فرآیندهای تکراری مربوط به واحد مالی و حسابداری، سازمان‌ها می‌توانند زمان خود را صرف کارهای مهم‌تر مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با ذی‌نفعان کنند.

    3. اتوماسیون فرآیند کسب و کار چه مزیتی برای بخش فروش دارد؟

زمان کمتری را صرف ثبت فعالیت‌های مربوط به معاملات کرده و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به جذب بیشتر مشتریان جدید می‌شود، صرف کنند.