این روزها یکی از مهمترین دغدغه های شرکت ها و سازمان ها در واقع دستیابی به راهکارهای مختلف برای بهبود فرآیندهای کسب و کار و اتوماسیون سازمانی است. بنابراین بسیاری از سازمان ها که دارای رشد فزاینده ای هستند برای بهبود موثر در عملکردشان سعی می کنند از فرآیند کسب و کار استفاده کنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار چیست و اینکه چه مزیت هایی دارد؟ در پاسخ به این سوال می توان مدیریت فرآیند کسب و کار را اینگونه توصیف کرد که مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه ای از رویکردهای مدیریتی با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه است که به طور مسنجم و هماهنگ ساختار یافته است و موجب بهبود مستمر کسب و کارها در سازمان ها می شود. فرایند کسب و کار در سازمان ها دارای مزیت های زیادی است که ما در ادامه 10 مزیت استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار را بیان می کنیم.
10 مزیت استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان ها مزیت های زیادی دارد که با هدف افزایش بازده در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. مزیت های استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار عبارت اند از:
افزایش بهره وری
یکی از مزیت های مهم و قابل توجه مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان ها این است که چارچوب محکمی را برای تمامی فرایندهای خود ایجاد می کند.زمانی که همه فرآیندهای مهم نظارت و بهینه شده باشند در بهترین حالت با کمترین خطا و اشتباه کار می کنند که در نتیجه بازده کل نیز به مراتب افزایش پیدا می کند. از طرفی یکی از اثرات مثبت فرآیند کسب و کار این است که وظایف و کارهایی که در سازمان ایجاد ارزش نمی کند به راحتی شناسایی و حذف می شود.
کاهش خطاها
با بکارگیری مدیریت فرآیند کسب و کار احتمال خطاها کاهش پیدا می کند به این دلیل که صاحبان و ذی نفعان با وجو فرآیند کسب و کار از وظایف خود آگاهی می یابند و علاوه بر آن نیز به معیارهای مشخص شده نیز دسترسی پیدا می کنند. بنابراین در صورت وجود هر گونه خطا احتمال ردیابی آن به راحتی وجود دارد.
کاهش مدیریت خُرد
مدیریت خرد اگر چه در لحظه موجب پیشبرد کارها در سازمان می شود اما می توان بیان کرد که در دراز مدت به خوبی عمل نخواهد کرد و حتی مخرب نیز می باشد. البته مدیران با هدف کاهش خطاها از این روش قدیمی استفاده می کنند که در درازمدت شاهد عملکرد خوب آن نخواهند بود. بنابراین یکی از مزیت استفاده از فرآیند کسب و کار این است که نیاز به مدیریت خرد را کاهش و از بین می برد.در این نوع مدیریت همه وظایف توسط کارکنان و رهبران با تجربه و متخصص ثبت شده است.
قابلیت دستیابی به داده ها
در سازمان ها، برای اینکه کارکنان بتوانند عملکرد موثری داشته باشند بهترین کار دسترسی داشتن آن ها به داده های منابع مختلف و مورد نیاز است. البته این بدین معنی نیست که کارکنان اجازه دسترسی به هر چیزی را در سازمان داشته باشند. از طرفی دسترسی داشتن به اطلاعات غیر ضروری نیز موجب تاخیر در امور و همچنین سردگمی کارکنان می شود.
شناخت مهارت ها، نقاط قوت و ضعف
مدیریت فرآیند کسب و کار موجب شناسایی کمبودهای مهارتی افراد است. از طرفی نقاط قوت و ضعف کارکنان نیز با استفاده از این نوع مدیریت شناسایی می شود.
این مطلب را نیز بخوانید: تأثیر مدیریت نیروی کار (WFM) در کسب و کار
کاهش ریسک
با توجه به تغییرات محیط کاری در سازمان آن ها همیشه با ریسک هایی مواجه هستند که احتمال آن وجود دارد که بر عملکرد و کارآیی آن ها تاثیر بگذارد. البته یکی از مزیت استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار این است که در جریان های کاری متفاوت بر روند استفاده از منابع به راحتی نظارات می کند. از طرفی این قابلیت را دارد که قبل از وقوع اشتباهات آن ها را شناسایی و با پیشگیری درست، بخش زیادی از هزینه های مربوط به ریسک را کاهش می دهد.
بهبود همکاری
به طور معمول اکثر سازمان ها با مشکلاتی از جمله گردش جریان اطلاعاتی و همچنین ارتباطات در بخش های مختلفی از سازمان روبه رو هستند که در نتیجه تاثیر زیادی بر همکاری افراد و نتیجه خروجی خواهد داشت. البته با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار دستورالعمل های هر بخش به راحتی مشخص و موجب وضوح اطلاعات مربوطه می شود. بنابراین کارکنان با استفاده از آن می توانند به اطلاعات مورد نظر و همچنین مسئول مربوطه دسترسی داشته باشند.
شناخت اهداف کلی سازمان
با توجه به اینکه کارکنان در یک سازمان تصویر بزرگتری از کاری که انجام می دهند را ندارند، بنابراین از این امر بی اطلاع هستند که وظایف و عملکرد آن ها چه اثری در اهداف کلی سازمان دارد. با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار این اجازه به کارکنان داده می شود که جایگاه خود در سازمان را در رسیدن به اهداف کلی به راحتی ببینند که در نتیجه آن به طور قطع کارکنان تلاش زیادی در پیشبرد کارها خواهند داشت.
رضایتمندی کارکنان
با وجود فرآیند کسب و کارها در سازمان به طور مسلم فرآیندها و مسئولیت های افراد مشخص می شود که در نتیجه رضایت کارکنان را در پی خواهد داشت. کارکنان با دانستن وظایف خود بهتر می توانند در سازمان با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از طرفی محیط شادتری نیز ایجاد می شود.
چابک سازی سازمان
یکی از مزیت استفاده از فرآیند کسب و کار در سازمان این است که تیم ها در کنار هم انعطاف پذیرتر می شوند و فرایند کاری موثری خواهند داشت. با مشخص بودن نقشه فرآیند، ایجاد اصلاحات راحت تر خواهد شد و هر تغییری نیز به راحتی شناسایی و با سرعت بالایی نیز پذیرفته می شود. بنابراین سازمانی که انعطاف پذیری بالایی در مقابل تغییرات داشته باشد به طور مسلم قدرتمند تر خواهد بود.
سخن پایانی
با توجه به اینکه مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان دارای مزیت های زیادی است ما در این مقاله 10 مزیت استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار را بیان کردیم.البته به این نکته دقت داشته داشته باشید که در صورت عدم پیاده سازی مدیریت فرآیند درست، علاوه بر اینکه مدیریت فرایند کسب و کار مزیت های زیادی بر ما نخواهد داشت از طرفی موجب کاهش بهره وری، ایجاد اختلاف بین کارکنان و در نتیجه افزایش هزینه های می شود.
سوالات متداول
- منظور از مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار روشی موثر در سازمان ها برای همسو کردن فرآیندهای تجاری با اهداف استراتژیک است.
- چرا مدیریت فرآیند کسب و کار اهمیت زیادی دارد؟
مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان ها موجب یکپارچه سازی کردن جریانات کاری در سازمان می شود و موجب سرعت بخشیدن به همه جنبه های عملیات تجاری می شود.
- یکی از مهمترین عملکرد مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
یکی از مهمترین قابلت های مدیریت فرآیند کسب و کار این است که منابع را ردیابی می کند و با استفاده درست از منابع موجب کاهش هزینه ها و مخارج می شود.
بدون دیدگاه