بازمهندسی فرآیند کسب کار چیست؟

بازمهندسی فرآیند کسب کار طراحی مجدد اساسی فرآیند های کسب و کار برای دستیابی به بهبود های چشمگیر در بهره وری، زمان چرخه، کیفیت و رضایت کارکنان و مشتریان است. شرکت ها با ارزیابی کارهایی که برای ارائه ارزش مشتری باید انجام شود، شروع می کنند. تکنیک هایی مانند فرآیند کاوی (تجزیه و تحلیل گزارش رویدادهای سیستم های اطلاعاتی) می تواند به کشف، نظارت و بهبود فرآیند ها کمک کند. سپس به کمک بازمهندسی فرآیند کسب کار تصمیم می گیرند که چگونه کار را انجام دهند یا اینکه آیا اصلا باید انجام شود یا خیر.

بازمهندسی فرآیند کسب و کار چیست؟

دنیای امروز کسب وکارها به شدت پویاست و سازمان ها برای بقا و رقابت ناچارند به طور مداوم خود را بازآفرینی کنند. روش های سنتی مدیریت که تنها به بهبودهای جزئی بسنده می کردند، دیگر پاسخ گوی تغییرات سریع بازار و فناوری نیستند. در چنین شرایطی، مفهومی به نام بازمهندسی فرآیند کسب و کار یا همان BPR  مطرح شد که هدف آن ایجاد تغییرات بنیادین و ریشه ای در شیوه انجام کارهاست.

بازمهندسی فرآیند کسب و کار به جای اصلاحات کوچک، به بازطراحی کامل فرآیندها می پردازد تا سازمان بتواند به عملکردی چشمگیر و متفاوت دست یابد. این رویکرد ابتدا در دهه ۹۰ میلادی معرفی شد و از همان زمان به یکی از موضوعات مهم در مدیریت و استراتژی سازمانی تبدیل شد. در این مقاله تلاش می کنیم به طور کامل تاریخچه، مزایا، تفاوت ها و کاربردهای بازمهندسی فرآیند کسب و کار را بررسی کنیم تا تصویری روشن از اهمیت و ضرورت آن برای سازمان های امروزی به دست آوریم.

بازمهندسی فرآیند کسب کار چگونه اجرا می شود؟

بازمهندسی فرآیند کسب کار یک ابتکار تغییر چشمگیر است که شامل هفت مرحله اصلی است:

1. تمرکز مجدد ارزش های شرکت بر نیازهای مشتری و حذف کارهای کم ارزش
2. ساده کردن و استاندارد کردن کارهای بیش از حد پیچیده و خودکار کردن کارهای تکراری
3. فعال کردن فرآیندها با سیستم ها و داده های مدرن
4. مکان یابی کار در کارآمدترین و موثرترین محیط
5. سازماندهی مجدد یک کسب و کار به تیم های متقابل عملکردی با مسئولیت سرتاسر یک فرآیند.
6. بازنگری در مسائل اساسی سازمانی و مردمی
7. تعیین نقش های مناسب برای اشخاص ثالث یا برون سپاری ها، با تمرکز بر جایی که واقعاً ارزش افزوده دارند.

کاربردهای رایج بازمهندسی فرآیند کسب کار چیست؟

شرکت ها از بازمهندسی فرآیند کسب کار برای بهبود عملکرد فرآیندهای کلیدی که مشتریان را تحت تأثیر قرار می دهند، استفاده می کنند:

• کاهش هزینه ها و زمان چرخه با حذف فعالیت های غیرمولد و مکان یابی کار در کارآمدترین و موثرترین محیط
• سازماندهی مجدد توسط تیم‌ها برای کاهش نیاز به لایه‌های مدیریتی، تسریع جریان اطلاعات و حذف خطاها و دوباره کاری‌های ناشی از انتقال چندگانه.
• بهبود کیفیت با استانداردسازی و خودکارسازی کار برای کاهش خطاها و تمرکز کارگران بر روی فعالیت‌های با ارزش بالاتر. همچنین پراکندگی کار را کاهش می دهد و مالکیت روشنی بر فرآیندها ایجاد می کند.

بیشتر بخوانید: موانع و مشکلات کسب و کار

چه زمانی باید از مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار استفاده شود؟

یکی از معایب بازمهندسی فرآیند کسب کار این است که هر چه یک شرکت بزرگتر باشد، هزینه اجرای آن بیشتر می شود. در واقع، برای استارتاپی که تنها چند ماه تجربه عملیاتی دارد، بسیار مقرون به صرفه تر خواهد بود که به سمت یک فرصت جدید حرکت کند.

با این حال، توانایی پاسخگویی به شرایط پیش بینی نشده در همه شرکت ها مهم است؛ صرف نظر از اندازه BPR همچنین برای هر شرکتی که به دنبال رهایی از وضعیت موجود و دستیابی به اهدافی است که زمانی بیش از حد جاه طلبانه تلقی می شدند، مناسب است. اگر یک شرکت هنوز در مورد بازمهندسی فرآیند کسب کار مطمئن نیست، باید سوالات زیر را از خود بپرسد:

• مشتریان ما چه کسانی هستند و چه ارزش هایی را به آنها ارائه می دهیم؟
• آیا عملیات فعلی این مقادیر را ارائه می دهد؟
• اگر نه، آیا برخی از عملیات ها نیاز به پیکربندی مجدد دارند؟
• آیا فرآیندهای ما منعکس کننده اهداف استراتژیک ما هستند یا بلندمدت هستند؟ ماموریت ؟
• اگر ما یک شرکت جدید بودیم، چگونه این فرآیندها اجرا می شد؟

مزایای بازمهندسی فرآیند کسب و کار

بازمهندسی فرآیند کسب و کار اگر به درستی اجرا شود، می تواند تحولات چشمگیری در عملکرد سازمان ایجاد کند. این تکنیک که امروزه بسیار کاربردی بوده و پر طرفدار است، در موارد مختلفی مورد استفاده قرار می گیرد. علت این امر، مزیت های زیاد این تکنیک است. در ادامه به مهم ترین مزایای آن می پردازیم.

کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری

یکی از اهداف اصلی بازمهندسی، حذف فعالیت های غیرضروری و کاهش دوباره کاری هاست. این امر منجر به صرفه جویی در منابع و کاهش هزینه های عملیاتی می شود. به عنوان مثال، شرکت هایی که فرآیندهای زنجیره تأمین خود را بازمهندسی کرده اند، توانسته اند هزینه های انبارداری و حمل ونقل را به شکل چشمگیری کاهش دهند. در نتیجه بهره وری کلی سازمان افزایش می یابد.

بهبود کیفیت و رضایت مشتری

بازمهندسی تنها به کارایی داخلی سازمان محدود نمی شود، بلکه تأثیر مستقیمی بر تجربه مشتری دارد. وقتی فرآیندها ساده تر، سریع تر و دقیق تر شوند، کیفیت محصولات و خدمات ارتقاء پیدا می کند. مشتریان نیز از دریافت خدمات سریع تر و بی نقص تر رضایت بیشتری خواهند داشت. این موضوع به ویژه در صنایع خدماتی مانند بانکداری و مخابرات اهمیت زیادی دارد.

سرعت بیشتر در فرآیندها

در بازار رقابتی امروز، سرعت یکی از عوامل کلیدی موفقیت است. بازمهندسی فرآیند کسب و کار با حذف مراحل اضافی و استفاده از فناوری های نوین، چرخه انجام کارها را کوتاه تر می کند. برای مثال، در برخی بانک ها فرآیند اعطای وام که پیش تر هفته ها طول می کشید، پس از بازمهندسی به چند روز کاهش یافته است. این سرعت بیشتر به معنای رضایت مشتری و افزایش مزیت رقابتی است.

معایب بازمهندسی فرآیند کسب کار BPR

1. اختلال در کسب و کار:
   اجرای بازمهندسی فرآیند کسب کار می تواند به طور قابل توجهی فرآیندهای تجاری موجود را مختل کند و بر عملیات روزانه تأثیر بگذارد.
2. ریسک شکست:
   به دلیل پیچیدگی و مقیاس، پروژه های بازمهندسی فرآیند کسب کار در صورت عدم مدیریت صحیح، خطر شکست بالایی دارند.
3. منابع فشرده بازمهندسی فرآیند کسب کار:
   بازمهندسی فرآیند کسب کار نیاز به سرمایه گذاری قابل توجهی دارد. بسیاری از سازمان ها به شدت به مشاوران خارجی برای بازمهندسی فرآیند کسب کار متکی هستند که می تواند پرهزینه باشد و منجر به وابستگی بیش از حد شود.
4. مقاومت در برابر تغییر:
   ابتکارات بازمهندسی فرآیند کسب کار معمولا شامل تغییرات عمده ای است که می تواند منجر به مقاومت کارکنانی شود که از فرآیندهای جدید ناراضی هستند.
5. چالش های فرهنگ سازمانی بازمهندسی فرآیند کسب کار موفق نیاز به فرهنگی دارد که از تغییر، نوآوری و بازنگری در فرآیندهای سنتی حمایت کند، که همه سازمان ها آن را ندارند.
6. از دست دادن شغل:
   BPR می تواند منجر به کوچک سازی یا تجدید ساختار شود که می تواند منجر به از دست دادن شغل یا تغییر نقش شود.
7. استرس و اضطراب:
   عدم قطعیت و میزان تغییر می تواند باعث استرس و اضطراب قابل توجهی در بین کارکنان شود.
8. پیچیدگی در اجرا:
   بازمهندسی فرآیند کسب کار شامل طراحی مجدد پیچیده ای از فرآیندها است که اجرای صحیح و موثر آن دشوار است. این خطر وجود دارد که تمرکز بیش از حد بر کارایی و کاهش هزینه، کیفیت محصولات یا خدمات را به خطر بیندازد.

بازمهندسی فرآیند کسب کار چه زمانی معنا پیدا می کند؟

نیاز به یک بازنگری اساسی ایده آل برای سازمان هایی که نیاز به بازنگری اساسی و بازطراحی اساسی فرآیندهای خود برای دستیابی به پیشرفت های چشمگیر دارند. فشارهای بازار رقابتی در شرایطی که فشارهای بازار خارجی نیازمند بهبود قابل توجهی در هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است.

کاربرد استراتژیک از بازمهندسی فرآیند کسب کار

برای به روز رسانی و بهینه سازی و مدیریت فرآیند کسب و کارهای تجاری قدیمی که دیگر کارآمد یا رقابتی نیستند، مفید است. زمانی که فرآیندهای کسب و کار با استراتژی یا اهداف فعلی کسب و کار همسو نباشد .

تفاوت بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) با بهبود فرآیند کسب و کار (BPI)

هرچند گاهی BPR و BPI به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما این دو مفهوم تفاوت های بنیادینی دارند. بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) بیشتر بر اصلاحات تدریجی و مستمر تمرکز دارد. در BPI، سازمان تلاش می کند با اعمال تغییرات کوچک و بهینه سازی مستمر، عملکرد خود را ارتقاء دهد.

در مقابل، بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) به دنبال تغییرات بنیادین و بازطراحی کامل فرآیندهاست. درواقع، BPI به تکامل تدریجی شباهت دارد، در حالی که BPR یک جهش بزرگ محسوب می شود.

برای درک بهتر تفاوت ها، جدول زیر مقایسه ای ساده میان این دو رویکرد ارائه می دهد:

همان طور که جدول نشان می دهد، انتخاب میان BPR و BPI به شرایط سازمان بستگی دارد. سازمان هایی که نیازمند تحول سریع و اساسی هستند معمولاً BPR را انتخاب می کنند، در حالی که سازمان هایی با ثبات نسبی ترجیح می دهند به سمت BPI بروند.

نقش های کلیدی در تیم بازمهندسی فرآیند کسب و کار

اجرای بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) پروژه ای پیچیده و پرچالش است که نیاز به یک تیم چندبعدی با نقش های مشخص دارد. هر یک از این نقش ها برای موفقیت پروژه حیاتی هستند و بدون حضور یا همکاری آن ها، احتمال شکست افزایش می یابد.

حامی مالی (Sponsor)

حامی مالی معمولاً یکی از مدیران ارشد سازمان است که مسئولیت حمایت استراتژیک و مالی از پروژه بازمهندسی را بر عهده دارد. او بودجه، منابع و اختیارات لازم را تأمین می کند و به عنوان مدافع پروژه در سطح بالای سازمان عمل می کند. بدون وجود یک حامی قدرتمند، احتمال دارد پروژه در میان مقاومت ها یا کمبود منابع متوقف شود.

رهبر پروژه (Project Leader)

رهبر پروژه فردی است که مدیریت روزمره پروژه بازمهندسی را بر عهده دارد. او وظیفه برنامه ریزی، هماهنگی فعالیت ها، زمان بندی و نظارت بر پیشرفت پروژه را بر دوش می کشد. رهبر پروژه باید توانایی رهبری تیم های چندرشته ای را داشته باشد و بتواند اعضا را برای رسیدن به اهداف مشترک هدایت کند.

صاحبان فرآیند (Process Owners)

صاحبان فرآیند افرادی هستند که مسئولیت مستقیم بر یک فرآیند خاص در سازمان دارند. آن ها بیشترین آگاهی از جزئیات فرآیند و چالش های موجود دارند و نقش کلیدی در بازطراحی و پیاده سازی فرآیندهای جدید ایفا می کنند. بدون همکاری این افراد، بازمهندسی صرفاً روی کاغذ باقی خواهد ماند و در عمل موفقیتی نخواهد داشت.

متخصصان فنی و فناوری اطلاعات

با توجه به اینکه بازمهندسی فرآیند کسب و کار معمولاً همراه با استفاده از فناوری های نوین است، حضور متخصصان IT و فناوری ضروری است. این متخصصان ابزارها و سیستم های لازم برای خودکارسازی فرآیندها و افزایش بهره وری را فراهم می کنند. آن ها همچنین تضمین می کنند که طراحی های جدید از نظر فنی قابل پیاده سازی باشند.

رهبر مدیریت تغییر

بازمهندسی فرآیند کسب و کار تغییرات بنیادینی در شیوه کار ایجاد می کند و طبیعی است که کارکنان نسبت به این تغییرات مقاومت نشان دهند. رهبر مدیریت تغییر مسئول ایجاد فرهنگ پذیرش تغییر، ارتباط مؤثر با کارکنان و مدیریت مقاومت هاست. او به نوعی پل ارتباطی میان تیم پروژه و کارکنان سازمان محسوب می شود.

مراحل اجرای بازمهندسی فرآیند کسب کار

1. شناسایی فرآیندهای کلیدی: با شناسایی فرآیندهایی که برای کسب و کار حیاتی هستند و نیاز به طراحی مجدد دارند، شروع کنید.
2. تجزیه و تحلیل فرآیندهای جاری: درک و مستندسازی فرآیندهای جاری برای شناسایی ناکارآمدی ها و تنگناها.
3. فرآیندهای جدید را تصور کنید: فرآیندهای جدیدی را طراحی کنید که با اهداف تجاری و نیازهای مشتری هماهنگ باشد.
4. اعمال تغییرات: به کارگیری فرآیندهای جدید، که اغلب شامل تغییرات قابل توجهی در ساختار سازمانی و سیستم های فناوری اطلاعات است.
5. نظارت و بهینه سازی: به طور مستمر فرآیندهای جدید را زیر نظر داشته و تنظیمات لازم را برای بهینه سازی انجام دهید.

بهترین شیوه های بازمهندسی فرآیند کسب کار

• مشارکت دادن ذینفعان: کارکنان، مدیریت و سایر ذینفعان را در فرآیند بازمهندسی فرآیند کسب کار مشارکت دهید تا به خرید بپردازید و مقاومت را کاهش دهید.
• برنامه ریزی جامع: از برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل کامل قبل از اجرا برای شناسایی خطرات احتمالی و استراتژی های کاهش اطمینان حاصل کنید.
• ارتباط موثر: ارتباط شفاف و منسجم را در طول فرآیند بازمهندسی فرآیند کسب کار حفظ کنید تا همه را مطلع و درگیر نگه دارید.
• مدیریت تغییر: شیوه های مدیریت تغییر موثر را برای تسهیل انتقال برای کارکنان و حفظ تداوم عملیاتی اجرا کنید.

سوالات متداول درباره بازمهندسی فرآیند کسب کار

1. چه اهدافی در بازمهندسی فرآیند کسب و کار دنبال می‌شود؟
   اهداف اصلی بازمهندسی فرآیند کسب و کار عبارتند از بهبود کیفیت، افزایش بهره‌وری، افزایش سرعت عملکرد، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان.

1. 🔗 منبع: Hammer, M. & Champy, J. (1993). Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution.

1. چه مراحلی در فرآیند بازمهندسی فرآیند کسب و کار وجود دارد؟
   مراحل بازمهندسی فرآیند کسب و کار شامل تحلیل فرآیند فعلی، طراحی فرآیند جدید، اجرا و پیاده‌سازی، ارزیابی و بهبود مستمر می‌شود.

🔗 منبع: Davenport, T. (1993). Process Innovation: Reengineering Work through Information Technology.

1. چه تفاوت‌هایی بین بازمهندسی فرآیند کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد؟
   اصلی‌ترین تفاوت بین این دو مفهوم این است که مدیریت فرآیند کسب و کار بر روی بهینه‌سازی فعلی فرآیندها تمرکز دارد در حالی که بازمهندسی فرآیند کسب و کار به معنای بازبینی و بهبود فرآیندها می‌باشد.

🔗 منبع: Harmon, P. (2019). Business Process Change.