تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار

به طور قطع تاکنون شما نیز نام مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار را شنیده‌اید و یا در رابطه با آن آشنایی دارید. به صورت کلی مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار در بسیاری از سازمانها مورد استفاده قرار گرفته و اما برخی از افراد این دو سیستم را با یکدیگر اشتباه می‌گیرند. گردش ‌کار به معنای مکانیزه‌کردن فرآیندها و همچنین مرتبط ‌سازی فرایند‌هایی خاص مانند مدیریت ارتباط با مشتری است.  از طرف دیگر مدیریت فرایندهای کسب و کار  نسل جدیدی از تکنولوژی و پاسخگو به گرایش‌های جدید بین‌المللی می‌باشد.

انتخاب سیستم گردش کار در برابر مدیریت فرایند کسب و کار کمی پیچیده است، به دلیل آنکه هر دو سیستم شباهت‌هایی با یک دیگر دارند اما در این میان از تفاوت‌های خاصی نیز برخوردار می‌باشند  و نباید به اشتباه در نظر گرفته شوند. به همین دلیل در این مطلب قصد داریم تا به بررسی تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار بپردازیم و اطلاعاتی را در این خصوص در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.

سیستم گردش کار (Workflow) چیست؟

پیش از آن که به بررسی تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار  بپردازیم، لازم است که سیستم گردش کار را خدمت شما عزیزان تعریف کنیم تا بتوانید بیشتر با این سیستم آشنا شوید. به صورت کلی سیستم گردش یک ابزار خاص است به به وسیله آن می‌توانید مجموعه‌ای از کارها را به شکل نمودار جریان، تنظیم کرده و بر آن‌ها نظارت نمایید بدین ترتیب کنترل و نظارت بر امور برای شما راحت‌تر خواهد شد.

نمودارهایی که در این سیستم گردش کار وجود دارند، نمودارهای جزئی محسوب نمی‌شوند اما می‌تواند اطلاعات مناسبی را در اختیار شما قرار دهد تا بدین ترتیب دستورالعمل‌ها را دنبال کرده و امور را به بهترین شکل ممکن انجام دهید لازم ذکر است که یک سری از ابزارها و سیستم گردش کار ارائه شده که معمولا برای کسب و کارهای کوچک گزینه‌ای مناسب بوده و مقرون به صرفه نیز می‌باشند. از جمله نکات بسیار مهمی که باید درباره این سیستم باید بدانید، به شرح و صورت زیر است:

• سیستم گردش کار در برخی از مواقع به عنوان مدیریت فرایندهای کسب و کار توصیف خواهد شد. بنا به عبارتی دیگر، مدیریت گردش کار شکلی از مدیریت فرایند کسب و کار است و برعکس.
• این سیستم یک راه بسیار مناسب در خصوص ثبت کردن امور شرکت شما می‌باشد.
• این سیستم در ترکیب با سیستم‌های دیگر امکان شروع اتوماتیک کردن گردش‌های کاری اساسی را به سازمانها خواهد داد.
• با استفاده از سیستم گردش کار، امکان این کار وجود دارد که هر فرایندی که در آن اسناد باید بین طرفین یا جایگاه‌های مدیریتی ارسال شود، می‌توان به افراد و کارکنان مختلف در یک بخش واگذار کرد.
• سیستم گردش کار اغلب بر روی افرادی که وظایفی به آنها محول می‌شوند و انجام می‌دهند، متمرکز می‌باشد خود فرایندهای سازمانی! قابل ذکر می‌باشد که فرایند در سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار وارد خواهد شد.

چرا وجود سیستم گردش کار برای کسب و کارها مهم است؟

همان گونه که در بخش قبل اشاره کرده ایم، مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار شباهت‌هایی با یکدیگر دارند که همین شباهت‌ها سبب می‌شود تا در بسیاری از مواقع این دو سیستم با یک دیگر اشتباه گرفته شود.

حال شما عزیزان پیش از آن که یکی از این دو سیستم را برای کسب و کار خودتان انتخاب نمایید، باید بدانید که سازمان شما به چه سیستمی بیشتر نیاز دارد. سپس ارزیابی نمایید که چگونه هر کدام می‌توانند به شما در رسیدن به اهداف تجاری‌تان کمک نمایند. از طرف دیگر باید بیان کرد که سیستم گردش ‌کار به معنای مکانیزه‌کردن فرآیندها و همچنین مرتبط ‌سازی فرایند‌هایی خاص مانند مانند موارد ذکر شده در زیر می‌باشد:

• مدیریت ارتباط با مشتری
• برنامه ریزی منابع انسانی
• منابع انسانی و …

حال شما یک سازمانی را در نظر داشته باشید که در حال گسترش است. اگر سیستم‌های سازمان با یکدیگر تجمیع نشده باشند، این سیستم‌ها به جزیره‌های اطلاعاتی تبدیل خواهند شد و این جزیره‌ای شدن و تجمیع نشدن می‌تواند مشکلاتی را برای سازمان شما به وجود بیاورد. به همین دلیلی لازم است که از سیستم‌هایی مانند سیستم گردش کار استفاده شود.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

حال که در خصوص سیستم گردش کار اطلاعاتی را کسب کردید، برای آنکه بتوانید تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار را درک کنید، لازم است که مدیریت فرآیند کسب و کار را نیز خدمت شما عزیزان تعریف کنیم. مدیریت فرایند کسب و کار یک سیستم و رویکرد خاص محسوب می‌گردد که به بهبود فرآیندهای کسب و کار به منظور کار آمدتر کردن سازمان می‌پردازد.

ممکن است این سوال برای شما عزیزان به وجود بیاید که چگونه می‌توان با مدیریت فرآیندهای کسب و کار به بهبود فرآیندها پرداخت؟! برای پاسخ به این سوال باید اشاره گردد که این موضوع را می‌توانید با ثبت فرایندهای فعلی در سرتاسر سازمانتان و سپس مستند سازی اقدامات یا مراحل در نقشه‌های فرایند به دست آورید.

حال پس از آن که فرآیندهای یک بخش یا کل سازمان را ترسیم و تنظیم کردید، می‌توان به بررسی‌های گسترده‌تر بپردازید و ببینید که ناکارامدی‌ها و مشکلات در سازمان‌ها در کدام قسمت قرار گرفته است! حال این موضوع به شما اجازه خواهد داد که تغییرات آگاهانه و مناسبی را در خصوص هر فرایند برای کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی کلی ایجاد نمایید.

دامنه کاربرد سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار در بسیاری از کسب و کارها کاربرد دارد. به گونه‌ای که بسیاری از سازمان‌ها در بخش‌های مختلف به منظور رسیدن به مجموعه وسیعی از اهداف و مقاصد مختلف آن را پیاده سازی می‌کنند. دامنه کاربرد سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار در مهم‌ترین حالت‌ها به صورت زیر است:

• حفاظت‌ها، نگهداری‌ها و مراقبت‌های بهداشتی: به منظور بهبود فرایندهای بیمار محور و همچنین ارائه خدمات با با کیفیت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• سیستم‌های تولیدی: برای تشخیص مشکلات و ناکارآمدی‌ها در خط تولید و همچنین کاهش آن‌ها.
• صنایع و سیستم‌های ساخت ‌و ساز: تشخیص خطرات بالقوه سلامت و ایمنی در کارگاه‌های ساخت و ساز و همچنین آگاه سازی کارکنان و کارمندان از سیاست‌های محل کار.
• امور مالی: تطبیق امور مالی با قوانین مالیاتی وضع شده.

شباهت‌های مدیریت گردش کار و مدیریت فرایند کسب و کار

همان گونه که اشاره کرده‌ایم، مدیریت گردش کار و مدیریت فرایند کسب و کار شباهت‌هایی با یک دیگر دارند که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• از هر دو سیستم برای ساده سازی و آسان‌تر کردن کارها استفاده می‌شود.
• در تمامی فرایندهای تجاری و سازمانی از این دو سیستم استفاده می‌گردد.
• این دو سیستم بهبود کارایی، کاهش سردرگمی و صرفه‌جویی در زمان را برای سازمان‌ها به همراه خواهد داشت.

تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار

تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار چیست؟ برای پاسخ به این سوال باید بیان کنیم که تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار  بسیار است و تفاوت اصلی این دو سیستم به صورت زیر می‌‎باشد:

تمامی سیستم‌های گردش کار اغلب در خصوص سازماندهی افراد، اسناد و مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرند. بعلاوه سیستم‌های مدیریت گردش کار برای رسیدن به اطمینان از اینکه امور سازمانی در مرحله مناسبی قرار دارند یا خیر و یا این که در زمان مناسب انجام می‌شوند و به پایان می‌رسند، طراحی شده‌اند.

مدیریت فرآیند کسب و کار، به روش مدیریت و بهبود آن مرکز دارد. این سیستم خاص بیشتر در خصوص تجزیه و تحلیل امور و همچنین و بهبود فرایندها خواهد بود تا این که به این اطمینان برسد که آیا یک فرد کار خود را به درستی انجام می‌دهد یا خیر!

 تفاوت‌های کلیدی بین مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و سیستم گردش کار (Workflow) دو مفهوم نزدیک به‌هم هستند که گاهی به اشتباه به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. در حالی که هر دو به بهبود عملکرد سازمان از طریق اتوماسیون و نظم‌دهی فعالیت‌ها کمک می‌کنند، اما تفاوت‌های مهمی از نظر هدف، عمق کنترل، تکنولوژی و میزان انعطاف‌پذیری دارند. در ادامه، این تفاوت‌ها را به صورت تفکیکی بررسی می‌کنیم.

تفاوت در هدف و رویکرد

سیستم گردش کار بیشتر بر روی خودکارسازی فعالیت‌های روزمره تمرکز دارد. هدف آن ساده‌سازی جریان کار بین افراد یا بخش‌های مختلف است؛ مثل ارجاع فرم مرخصی یا تأیید فاکتور. در مقابل، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد جامع‌تر است که کل فرآیندهای سازمان را به‌صورت end-to-end مورد بررسی و بهینه‌سازی قرار می‌دهد.

به بیان ساده:

• Workflow به “چگونگی انجام یک کار” نگاه می‌کند.

• BPM به “چرا و چگونه می‌توان آن کار را بهتر انجام داد” تمرکز دارد.

تفاوت در سطح اتوماسیون و کنترل

در سیستم گردش کار، اتوماسیون معمولاً محدود به انتقال کارها بین افراد و سیستم‌ها است و سطح کنترل محدودتر و سناریوها ساده‌تر هستند. اما در مدیریت فرآیند، می‌توان سطح بالایی از کنترل، نظارت، گزارش‌گیری و بهینه‌سازی مستمر را اعمال کرد. به‌عبارتی BPM شامل چرخه‌ای از طراحی، اجرا، مانیتورینگ و بهبود است؛ درحالی‌که گردش کار فقط مرحله اجرا را هدف می‌گیرد.

مقایسه ابزارها و تکنولوژی‌های مرتبط (مثلاً BPMS vs Workflow Engines)

ابزارهای BPM (معروف به BPMS یا Business Process Management Suite) قابلیت‌های پیشرفته‌تری نسبت به موتورهای گردش کار ساده دارند. این ابزارها معمولاً شامل امکانات زیر هستند:

• طراحی گرافیکی فرآیند (BPMN)

• تعریف قوانین کسب‌وکار (Business Rules)

• مدیریت کاربران و نقش‌ها

• نظارت لحظه‌ای و داشبوردهای عملکرد

• امکان اتصال به سیستم‌های خارجی (ERP, CRM, Email, API)

در مقابل، بسیاری از ابزارهای Workflow تنها قابلیت‌های پایه‌ای مانند ارجاع کار، تاییدیه، و ارسال اعلان را دارند. البته برخی از ابزارهای Workflow مدرن نیز در حال نزدیک شدن به قابلیت‌های BPM هستند.

جدول مقایسه‌ای BPM و Workflow

ویژگی	مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)	سیستم گردش کار (Workflow)
هدف	بهینه‌سازی مستمر کل فرآیندهای سازمان	خودکارسازی فعالیت‌های مشخص و محدود
سطح کنترل	کنترل کامل، پایش، تحلیل، بهبود	کنترل محدود بر اجرای کارها
ابزارها	BPMSهای جامع مانند Bizagi، Bonita، ProcessMaker	موتورهای ساده مانند Nintex، Flowable
قابلیت توسعه	پوشش فرآیندهای پیچیده و قابل سفارشی‌سازی	محدود به فلوهای مشخص و ساده
مناسب برای	سازمان‌های در حال رشد یا دیجیتالی شدن	سازمان‌های کوچک با نیاز محدود

چه زمانی از سیستم گردش کار استفاده کنیم و چه زمانی از BPM؟

در دنیای سازمانی، انتخاب بین سیستم گردش کار (Workflow) و مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) بستگی به نیاز، حجم فعالیت‌ها، میزان پیچیدگی، و اهداف بلندمدت دارد. بسیاری از شرکت‌ها به اشتباه یکی را جایگزین دیگری می‌کنند؛ در حالی که این دو ابزار در سناریوهای خاص خود، بهترین عملکرد را دارند. در ادامه بررسی می‌کنیم که در چه موقعیت‌هایی، استفاده از هریک منطقی‌تر و مؤثرتر است.

سناریوهای مناسب برای Workflow

سیستم گردش کار برای وظایف ساده، تکراری و خطی که نیاز به ساختاردهی و انتقال اطلاعات بین افراد یا واحدها دارند بسیار مناسب است. سناریوهای زیر از موارد کاربردی Workflow هستند:

• فرآیند درخواست مرخصی کارمندان

• تایید فاکتور یا پرداخت در واحد مالی

• پیگیری رسیدگی به شکایت مشتری

• صدور گواهی یا مدرک در مراکز آموزشی

• جریان ارجاع داخلی اسناد و نامه‌ها

در این موارد، نیاز به تحلیل پیچیده یا بهینه‌سازی مستمر وجود ندارد، و هدف صرفاً افزایش سرعت و کاهش خطای انسانی است.

 سناریوهای مناسب برای BPM

BPM در زمانی کاربرد دارد که سازمان به دنبال مدیریت چرخه عمر کامل یک فرآیند پیچیده باشد. این سناریوها اغلب شامل چندین واحد، قوانین کسب‌وکار، منابع داده متنوع و نیاز به پایش لحظه‌ای هستند. نمونه‌هایی از کاربرد BPM:

• مدیریت فرآیند جذب و استخدام نیرو از ابتدا تا پایان

• فرآیند صدور بیمه‌نامه و رسیدگی به خسارت

• مدیریت زنجیره تأمین و سفارش‌دهی

• بهینه‌سازی فرآیند خدمات پس از فروش

• طراحی و استقرار فرآیندهای ISO و استانداردهای کیفیت

در این شرایط، BPM با ابزارهایی مانند مدلسازی BPMN، پایش KPI و امکان تحلیل داده‌ها، ارزش‌آفرینی می‌کند.

نقش این دو در تحول دیجیتال سازمانی

هر دو ابزار، نقش کلیدی در تحول دیجیتال دارند، اما در سطوح مختلف. سیستم گردش کار به عنوان اولین گام دیجیتالی‌سازی فعالیت‌های سنتی، برای سازمان‌هایی که هنوز ساختار دیجیتال منسجمی ندارند، بسیار مؤثر است.

اما مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)، مرحله‌ای فراتر است؛ زیرا با تحلیل، بازمهندسی و بهبود فرآیندها، سازمان را به سوی چابکی و رقابت‌پذیری می‌برد. BPM نه‌تنها جریان کار را دیجیتال می‌کند، بلکه خود فرآیند را بازطراحی و بهینه‌سازی می‌کند.

در تحول دیجیتال واقعی، Workflow اغلب نقطه شروع است و BPM مسیر بلوغ و تکامل سازمان را شکل می‌دهد.

ابزارهای محبوب برای پیاده‌سازی BPM و گردش کار

برای پیاده‌سازی اصولی مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) یا سیستم گردش کار (Workflow)، انتخاب ابزار مناسب نقش بسیار مهمی دارد. برخی سازمان‌ها به ابزارهای ساده با قابلیت‌های محدود نیاز دارند، در حالی که برخی دیگر به دنبال پلتفرم‌های حرفه‌ای و قابل توسعه هستند. در ادامه، با محبوب‌ترین نرم‌افزارها در هر دو حوزه آشنا می‌شویم.

معرفی چند نرم‌افزار BPMS

نرم‌افزارهای BPMS (Business Process Management Suite) مجموعه‌ای از ابزارهای قدرتمند برای مدلسازی، اجرا، مانیتورینگ و بهینه‌سازی فرآیندها در سطح کلان هستند. در اینجا چند نمونه از محبوب‌ترین ابزارهای BPMS را معرفی می‌کنیم:

• Bizagi: یکی از معروف‌ترین BPMSهای دنیا با رابط گرافیکی حرفه‌ای، پشتیبانی از استاندارد BPMN 2.0 و قابلیت ادغام با سیستم‌های ERP و CRM.

• ProcessMaker: پلتفرمی متن‌باز با امکانات سفارشی‌سازی بالا، مناسب برای سازمان‌های دولتی و خصوصی.

• BonitaSoft (Bonita BPM): ابزار متن‌باز و توسعه‌پذیر برای شرکت‌هایی که نیاز به طراحی فرآیندهای پیچیده دارند.

• Camunda: بیشتر مناسب توسعه‌دهندگان است و قابلیت ترکیب با جاوا و REST API را دارد. برای پروژه‌های حرفه‌ای با تیم فنی قدرتمند عالی است.

• IBM Business Automation Workflow: انتخاب سازمان‌های بزرگ برای مدیریت فرآیندهای بسیار پیچیده و حجیم با امنیت بالا.

معرفی چند ابزار طراحی گردش کار

ابزارهای گردش کار (Workflow Tools) بیشتر برای اتوماسیون وظایف تکراری و طراحی فلوهای ساده مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ابزارها معمولا رابط کاربری ساده‌تری دارند و برای تیم‌های عملیاتی، منابع انسانی یا بخش‌های پشتیبانی ایده‌آل هستند:

• Microsoft Power Automate (سابقاً Microsoft Flow): ابزاری برای اتوماسیون گردش‌کار بین سرویس‌های مایکروسافت و صدها اپلیکیشن دیگر، با رابط کاربری Drag & Drop و اتصال به Outlook، SharePoint، Excel و غیره.

• Nintex Workflow: پلتفرمی با تمرکز بر کاربران غیرتوسعه‌دهنده؛ بدون نیاز به کدنویسی می‌توانید فرآیندهایی مثل تأییدیه‌ها یا اطلاع‌رسانی را خودکار کنید.

• Kissflow: ابزاری مبتنی بر فضای ابری برای طراحی ساده گردش‌کارها، مناسب برای شرکت‌های کوچک و متوسط.

• Tallyfy: ابزار ابری ساده برای تیم‌هایی که می‌خواهند کارهای روزمره را ساختارمند و قابل پیگیری کنند.

• Zoho Creator (Workflow Automation): مناسب برای تیم‌هایی که از اکوسیستم Zoho استفاده می‌کنند و به دنبال گردش‌کار سفارشی در فرم‌ها و CRM هستند.

سخن پایانی

در این مقاله سعی کردیم تا به بررسی تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار  بپردازیم و اطلاعاتی را در این خصوص در اختیار شما قرار دهیم. برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت ما مراجعه نمایید.

سوالات متداول مدیریت فرآیند کسب و کار و سیستم گردش کار

آیا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار در زمان کوتاه در سازمان راه اندازی می شود؟

خیر. ک سیستم گردش کار را می‌توان در زمان بسیار کمی راه‌اندازی کرد در حالی که طراحی و پیاده‌سازی سیستم فرآیند کسب و کار می‌تواند تا 6 ماه طول بکشد.

تعریف کلی سیستم گردش کار چیست؟

سیستم های مدیریت گردش کار راه حل های متمرکز و اختصاصی فناوری اطلاعات هستند که فعالیت های خاص تجاری را خودکار می کند.

چرا مدیریت فرآیندهای کسب و کار مهم است؟

فرآیندهای کسب و کار دارایی های سازمانی هستند که ارزش تجاری ایجاد می کنند، باید مدیریت شوند و به طور سیستماتیک به عنوان بخشی از روند بهبود مستمر ساخته شوند.