راه‌های کاهش هزینه کسب و کار با ابزارهای گردش کار

بسیاری از صاحبان و مدیران کسب و کارها، به دنبال راهکاری برای کاهش هزینه‌ها در کسب و کار هستند. در واقع کاهش هزینه کسب و کار می‌تواند به عنوان یک مسئله اساسی در هر کسب و کاری مطرح شود. به همین دلیل است که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، تحولی را در این زمینه به وجود آورده است و سیستم‌های قدرتمندی را به بازار ارائه کرده تا بدین وسیله صاحبان کسب و کار بتوانند فرآیند‌های خود را بهتر انجام دهند.

بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا از این سیستم بهره می‌برند و هزینه‌های کسب و کار خود را به صورت مشخصی کاهش داده‌اند. بنابراین در این مقاله قصد داریم تا به بررسی راه‌های کاهش هزینه‌ها در کسب و کار با ابزارهای گردش کار (bpms) بپردازیم و اطلاعاتی را در این خصوص در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. بنابراین برای کسب اطلاعات بیشتر تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

تاثیر ابزارهای گردش کار در کاهش هزینه کسب و کار

اگر بخواهیم اطلاعاتی را در خصوص ابزارهای گردش کار در اختیار شما عزیزان قرار دهیم، باید اشاره کنیم که ابزار گردش کار bpms یک نرم افزار خاص و ابزار اتوماسیون فرآیند است. به صورت کلی استفاده از ابزار گردش کار در سازمان‌ها از اهمیت بسزایی برخوردار است.

زیرا این نرم افزار، به کسب و کار شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری هر روزه را مورد بررسی قرار داده و بدین وسیله هزینه‌های هر فرآیند را در نظر گرفته و آن‌ها را کاهش دهید. این نرم افزار برای کاهش هزینه‌ کسب وکار و کنترل آن‌ها در شرکت‌ها کاربرد بسیاری دارد.  با استفاده از ابزار گردش کار، می‌توانید فرایندهای روتین را تا حد ممکن کار آمد کنید و همچنین از کارآمدی افرادی که در فرایندهای شما درگیر هستند، اطمینان حاصل نمایید.

همچنین توصیه می کنیم مطلب نیاز کسب و کارهای کوچک به bpm را مطالعه نمایید.

شایان ذکر است، این نرم افزار به صورت خودکار برای کمک به تجزیه و تحلیل، مدل سازی، پیاده سازی و نظارت بر فرایندهای تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. ممکن است این سوال برای شما عزیزان به وجود بیاید که نحوه عملکرد نرم افزار یا ابزار گردش کار (bpms) به چه صورت است؟!
همچنین توصیه می کنیم مطلب نیاز کسب و کارهای کوچک به bpm را مطالعه نمایید.

برای پاسخ به این سوال باید اشاره شود که bpms با استفاده از قابلیت‌های خود، نقاط ضعفی که باعث از بین رفتن زمان و سرمایه می‌شود را درکسب و کارها شناسایی خواهد کرد و بدین وسیله به کنترل آن‌ها کمک می‌کند. این ابزار می‌تواند نقش بسزایی در کار آمد بودن کارکنان و یا کارمندان یک شرکت داشته باشد. از جمله فرایندهایی به صورت خودکار با استفاده از ابزار گردش کار bpms انجام می‌شود، به شرح زیر می‌باشد:

• مدیریت حساب‌های مالی
• استخدام کارمندان
• صدور صورتحساب‌ها
• مدیریت موجودی و مستند سازی و …

استفاده از ابزار گردش کار برای کاهش هزینه کسب و کار

دنیای نوین امروز، یک دنیای رقابتی بسیار بزرگ است! بگونه‌ای که در هر زمینه کاری، رقبای مختلف و کوچک و بزرگی مشاهده می‌شود. به صورت کلی در این دنیای رقابتی، هر کسب و کاری برای بقا و پایدار ماندن خود، باید عملکردی مناسب به همراه استراتژی‌های خاص در کسب و کار داشته باشد. در غیر این صورت از رقبای خویش باز خواهد ماند. به کارگیری شیوه‌های سنتی و دستی مدیریت فرآیندها سبب می‌گردد تا زمان بسیار زیادی از مدیران کسب و کارها هدر برود و همچنین هزینه اضافی برای اجزای بیهوده کسب و کارها صرف گردد.

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها با استفاده از ابزارهای گردش کار (bpms) می‌توانند مزیت‌های بسیار زیادی را برای سازمان خود به ارمغان بیاورند. این مزیت‌ها به صورت کلی کارایی فرآیندهای کسب و کار را بهبود می‌بخشد و در این حالت دیگر نیازی به انجام کارهای تکراری و غیر ضروری نخواهد بود. همین موضوع می‌تواند در عملکرد شرکت تاثیر بسزایی داشته باشد.

ابزار گردش کار bpms در خصوص گلوگاه‌های هر فرآیندی که در سازمان صورت می‌گیرد، چشم انداز بسیار مناسبی را در اختیار مدیران هر سازمان قرار خواهد داد که در نهایت به تصمیم گیری‌های آگاهانه و حذف گلوگاه‌ها منجر خواهد شد.

به همین دلیل است که در بسیاری از سازمان‌ها برای کاهش هزینه کسب و کار با ابزارهای گردش کار (bpms) انجام می‌شود. در واقع این پلتفرم امکان تغییر سریع و ارائه تجربه مشتری بهتر رو بدون هیچ گونه مشکلی برای شما عزیزان فراهم خواهد کرد. بنابراین گزینه‌ای بسیار مناسب برای کاهش هزینه کسب و کار است.

این مطلب را نیز بخوانید: راه های کاهش هزینه تولید؛ چگونه هزینه های تولید را کاهش دهیم؟

کاربرد ابزار گردش کار bpms

اگر بخواهیم کاربرد بسیار مهم ابزار گردش کار bpms را توضیح دهیم، باید اشاره کنیم که این نرم افزار یا پلتفرم ویژه، بر فرایندهای یک سازمان، که برای تولید یک خروجی نهایی از کسب و کار به‌طور منظم  تکرار می‌شوند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. ممکن است این سوال برای شما به وجود بیاید که چه اموری این شرایط دارند و با استفاده از این پلتفرم می‌توان انجام آن‌ها را ساده‌تر کرد؟!

اموری که در زیر به ان‌ها اشاره می‌کنیم:

• استخدام کارکنان
• حمل یک بسته
• پرداخت حقوق و دستمزد
• مدیریت گواهینامه‌ها، مجوزها و یا حساب‌ها
• صدور صورتحساب‌ها
• خدمات مشتری
• IT
• امور مالی و …

هدف استفاده از این نرم افزار در سازمان‌ها کاهش تاخیرات و مشکلات سرچشمه گرفته از خطاهای انسانی است. البته به جز این موارد، برای کاهش هزینه کسب و کار از ابزارهای گردش کار (bpms) استفاده خواهد شد. شایان ذکر است که برخی از استفاده‌های رایج از bpms در کسب‌وکارها شامل موارد زیر نیز نخواهد بود :

• آسان‌سازی روند ثبت سفارش
• بهینه‌سازی جریان کار بازاریابی محتوایی
• مدیریت نتایج بهداشت و درمان

روش های کاهش هزینه کسب و کار با ابزارهای گردش کار (bpms)

به صورت کلی برای کاهش هزینه کسب و کارها با استفاده از ابزارهای گردش کار، راه‌های بسیار مختلفی وجود دارد. اگر بخواهیم راه‌های کاهش هزینه کسب و کار با ابزارهای گردش کار (bpms) را خدمت شما عزیزان ارائه دهیم، باید اشاره کنیم که این راهکارها به شرح زیر خواهند بود:

1)کاهش هزینه‌های بسیار بالای نیروی انسانی

یکی از راه‌های کاهش هزینه کسب و کار، کاهش هزینه‌های نیروی انسانی است. بدین صورت که این نرم‌افزار گردش کار، کارهای مهم روزانه‌ای که توسط انسان‌ها انجام می‌شود را به صورت سیستمی انجام خواهد داد.  این سیستم‌ها می‌توانند در خصوص مدیریت وارد کردن داده‌ها، اطلاع رسانی‌ها، بازیابی داده‌ها و …. بهتر از انسان‌ها عمل کنند. به همین دلیل است که با استفاده از این نرم افزار می‌توان هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی را کاهش داد.

2)کاهش خطاها

استفاده از سیستم گردش کار، می‌تواند در کاهش خطاهای انسانی به سازمان‌ها کمک کند. این موضوع از اهمیت بسزایی برخوردار می‌باشد. به دلیل آنکه خطاهای انسانی می‌تواند سازمان‌ها را با ضرر و زیان‌های متعددی مواجه سازد! در صورتی که نرم افزار گردش کار، به دلیل انجام امور به صورت کاملا خودکار، کارها را بدون خطا انجام می‌دهد.

3)بهبود در تصمیم‌گیری

تصمیم‌گیریهایی که بدون هدف انجام می‌شوند، می‌توانند ضرر و زیان بسیاری برای سازمان داشته باشند. خوشبختانه با استفاده از ابراز گردش کار bpms می‌توان بهترین تصمیم‌گیری‌ها را برای سازمان انجام داد! زیرا تصمیم‌گیری شما با استفاده از این پلتفرم بر اساس داده‌ها صورت خواهد گرفت. تصمیم‌گیری داده محور نیز می‌تواند برای سازمان‌ها ارزش بسزایی داشته باشد. باید اشاره شود که یک ابزار گردش کار خودکار اطلاعات ارزشمندی به شما می‌دهد که هرگز نمی‌توانید با یک فرآیند دستی از آنها استفاده کنید.

4)کاهش هزینه‌های عملیاتی

یکی از راه‌های کاهش هزینه کسب و کار، کاهش هزینه‌های عملیاتی سازمان است. کارهای عملیاتی همیشه هزینه‌های مختلف و متعددی را برای سازمان خواهد داشت و با استفاده از این پلتفرم می‌توان جلوی کارهای عملیاتی را گرفت! به صورت کلی می‌توان اذعان داشت که جریان کار خودکار یا همان فرایند مکانیزه شده می‌تواند فرایندهای اضافی و دپارتمان‌ها را کاهش دهد.

سخن پایانی

در این مقاله سعی شد تا در خصوص کاهش هزینه‌های کسب و کار با استفاده از نرم افزار bpms اطلاعاتی در اختیار شما قرار داده شود. شما عزیزان نیز می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص راه‌های کاهش هزینه کسب و کار با ابزارهای گردش کار، به وب سایت ما مراجعه کرده و با کارشناسان در این خصوص مشورت کنید.

سوالات متداول

1. آیا استفاده از نرم افزار bpms در شرکت‌ها رایج است؟
   بسیاری از سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌های خود به اتوماسیون مدیریت گردش کار روی می‌آورند و از این سیستم کسب درآمد می‌کنند.
2. بهترین نرم افزار bpms برای کاهش هزینه کسب و کار چه ویژگی‌هایی دارد؟
   بهترین سیستم‌های مدیریت گردش کار یا BPMS دارای قابلیت نظارت هستند. به گونه‌ای که مدیران فرآیند را قادر می‌سازد تا گلوگاه ها را شناسایی کرده و نقاط ضعف را ردیابی کنند.
3. داده‌ها چه نقشی در تصمیم‌گیری‌های سازمانی دارند؟
   داده‌ها همان اطلاعات هستند! اطلاعات بهتر به معنای تصمیمات بهتر هستند و تصمیمات بهتر همیشه باعث ذخیره پول برای شرکت خواهد شد.